We hebben de volgende activiteitenclusters (“commissies”) gevormd met telkens een bestuurslid als “linking pin”. Daarmee is ook het contact met bestuur impliciet geregeld.

1. Voordrachten (Bert Teune)
2. Publieksactiviteiten (ntb)
3. Platformactiviteiten (Erik Kleiss)
4. Communicatie (Vacant)
5. Secretariaat (Nico Roos)
6. Facilities (Richard Haijer)
7. Administratie (Vacant)
8. Cursussen (ntb)

De Clusters

1. Voordrachten

In deze cluster zorgen we voor een goed lezingenprogramma, scouten van gerenommeerde wetenschappers met een interessant verhaal (literatuur, veldonderzoek, netwerk), contact leggen met potentiële sprekers en afspraken maken. Het begeleiden en introduceren van de spreker op de bewuste avond

(Gedachtenuitwisselingen en eigen voordrachten zijn een ander perspectief dat onder het platform aan bod komt. )

Samenstelling: 3 á 4 leden

2. Publieksactiviteiten (Mensen informeren over en interesseren voor weer- en sterrenkunde)

Dat kan op heel veel manieren maar we beginnen vooralsnog met de bestaande of in het verleden uitgevoerde publieksactiviteiten.

1. De “boekenstand” nieuw leven in blazen (Bij iedereen bekend maar met de Koepel overleden). Contact met boekhandel(s en uitgevers). In consignatie nemen. Informatie verstrekken aan “standmedewerkers”. Voorlichting en Verkoop bij Publieksactiviteiten. Financiën.
2. Vraagbaak (Ask an Astronomer), rondleider, logistiek ondersteuner etc. bij publieksactiviteiten (Open dagen, Avondje Sterrewacht, cursussen etc.)
3. Cursussen (coördinatie en deels verzorgen) samen met andere partijen op de Sterrewacht.
4. Volledigheidshalve: Onze lezingen zijn ook toegankelijk voor het publiek (niet-leden). Kan dus ook als publieksactiviteit gezien worden maar vraagt als zodanig geen echte extra inspanning)

Samenstelling: een harde kern van 5 á 6 mensen voor de “coördinatie” en een ongelimiteerd aantal voor uitvoering.

3. Platform activiteiten en excursies
1. Interessegroepen (Theorie en Praktijk; Beginners leren van Gevorderden): Kleine groepjes, die zelfstandig bij elkaar (thuis) komen om kennis en vaardigheden uit te wisselen en op te doen.
2. Excursies

Samenstelling: 2 of 3 leden in de harde kern en een ongelimiteerd aantal voor uitvoering.

4. Communicatiecluster (contact met de buitenwereld, publiek interesseren en leden werven)
1. Social media gebruiken (Facebook en Twitter), bereikt jongere doelgroep
2. Op websites van anderen zorgen dat we beter zichtbaar worden dan alleen een “linkje”.
3. Op de agenda van de andere Leidse initiatieven op sterrenkundig gebied actueel ons programma tonen (voorbeeld OSW en Podium071).
4. Met pers beter contact opbouwen zodat we vaker en uitgebreidere artikelen kunnen krijgen dan alleen een kleine aankondiging (vgl radio interview)

Samenstelling: 3 á 4 leden.

5. Cluster Secretariaat (alle voorkomende secretariaatswerkzaamheden)
1. Ondersteuning t.b.v. bestuurs- en algemene leden-vergaderingen (convocatie uitsturen, agenda opstellen, verslagleggen (incl. jaarverslag)
2. Bijhouden rooster van aftreden, werkwijzen en procedures
3. (Formele) contacten met omgeving w.o. Universiteit, KNVWS, Overheid, Kamer van Koophandel (informatieuitwisseling, vertegenwoordiging LWSK)
4. Alle overige correspondentie van en naar de vereniging ( Vragen zusterverenigingen/individuen/andere partijen)
5. Alle voornoemde stukken op overdraagbare wijze archiveren
6. Mededelingen versturen (deels ook opstellen) over de verenigingsactiviteiten
7. Informatie aan de leden over het verenigingsprogramma (dus al minimaal 12 x per jaar)

Samenstelling: 2 á 3 leden ter ondersteuning van de secretaris

6. Cluster Facilities (zorg dragen voor een goede toegang tot en gebruik van het gebouw en alle faciltaire ondersteuning bij activiteiten incl. catering)

1. Regelende contacten met de universiteit over toegang en gebruik gebouw (incl. zaalreservering)
2. In gereedheid brengen en afsluiten gebouw en gebruikte zalen en indien nodig begeleiden bezoekers bij binnenkomst en vertrek (incl. ev. invaliden) tijdens activiteiten
3. BHV assistentie bij activiteiten
4. Registratie/Incasso leden en bezoekers
5. Regelen en uitvoeren catering bij verenigingsactiviteiten (incl. de napraatsessies)
Samenstelling: 3 á 4 leden in de harde kern (regelen) en onbeperkt (toerbeurt) bij uitvoering

7. Administratiecluster

1. financiële administratie + opstellen W&V-rekening en balans;
2. debiteuren bewaking (m.n. contributie-ontvangsten);
3. ledenadministratie + bevestigingen + achterhalen opzegargumenten;
4. statistieken (lezingen-/amateuravonden-/ALV-deelnemers).

Samenstelling: ingevuld door de penningmeester en een lid die de ledenadministratie verricht.

Tot slot

Als lid van onze vereniging zien we graag dat u zich bij één of meer clusters wilt aansluiten. Meld u aan bij een van de bestuursleden.